Kontakt & Hilfe
Sie kommen nicht weiter? Wir helfen gerne persönlich.
Ihr direkter Draht zu uns
Bitte senden Sie uns vertrauliche Unterlagen nicht per E-Mail. Nutzen Sie dafür das Mandantenportal oder DATEV.
Häufige Fragen
Portal und Anmeldung
Wie melde ich mich im Mandantenportal an?
Mit Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrem Passwort und einem sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App auf Ihrem Mobiltelefon - alles auf einer Seite. Der Code wechselt alle 30 Sekunden; geben Sie ihn zuletzt ein und senden Sie das Formular zügig ab.
Wie erhalte ich einen Zugang?
Ausschließlich über eine Einladung von uns - eine Selbstregistrierung gibt es bewusst nicht. Sie erhalten einen Link, der 14 Tage gültig und nur einmal verwendbar ist. Darüber richten Sie Passwort und Authenticator-App in drei Schritten selbst ein.
Ich habe mein Passwort vergessen oder ein neues Mobiltelefon.
Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner in der Kanzlei. Ein Zurücksetzen über die Anmeldeseite gibt es absichtlich nicht: Wer per E-Mail ein neues Passwort anfordern könnte, hätte den zweiten Faktor umgangen. Wir richten Ihnen einen neuen Zugang ein.
Warum ist mein Zugang gesperrt?
Nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen sperrt sich der Zugang für 15 Minuten. Das schützt Ihr Konto. Danach können Sie es erneut versuchen - häufigste Ursache ist ein abgelaufener Code aus der Authenticator-App.
Belege und Dokumente
Belege in DATEV oder im Portal - was gehört wohin?
Laufende Belege gehören weiterhin in DATEV. Dort liegen sie revisionssicher und werden direkt verarbeitet; wie das geht, zeigen unsere Anleitungen. Das Portal ist für einzelne Unterlagen gedacht, die wir bei Ihnen anfragen, und für Dokumente, die wir Ihnen bereitstellen - etwa Bescheide, Erklärungen und Auswertungen.
Welche Dateiformate kann ich im Portal hochladen?
PDF, JPEG-Bild, PNG-Bild, TIFF-Bild, Word-Dokument, Excel-Tabelle. Höchstens 10 Dateien auf einmal, je bis 25 MB und 60 MB zusammen. Wir prüfen dabei den tatsächlichen Inhalt der Datei und nicht nur die Endung - eine umbenannte Datei wird deshalb abgewiesen. Reine Textdateien wie CSV sind nicht möglich, weil sich ihr Format nicht verlässlich prüfen lässt.
Ich habe versehentlich das falsche Dokument hochgeladen.
Melden Sie sich kurz bei uns - telefonisch oder per E-Mail -, dann ziehen wir es zurück. Löschen können nur wir - so bleibt nachvollziehbar, welche Unterlagen wann vorlagen. Das verlangen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten.
Wird festgehalten, wann ich ein Dokument abgerufen habe?
Ja. Beim ersten Abruf durch die Empfängerseite halten wir den Zeitpunkt fest. Ein Kontrollblick von der bereitstellenden Seite zählt dabei nicht. Aus diesem technischen Abrufnachweis leitet die Anwendung keine Rechtsfolge ab. Die Einzelheiten sollen die Nutzungsbedingungen regeln; die rechtliche Regelung ist dort derzeit noch offen.
Muss ich einen Beleg einer Kategorie zuordnen?
Das ist hilfreich, aber kein Muss. Im Zweifel laden Sie den Beleg einfach hoch - wir sortieren in der Kanzlei nach.
Sicherheit und Vertraulichkeit
Sind meine Daten sicher?
Der geschützte Bereich verarbeitet Ihre persönlichen Unterlagen und ist deshalb entsprechend abgesichert: Anmeldung nur mit zweitem Faktor, Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert, und Sie sehen ausschließlich die Mandate, für die Sie freigeschaltet sind. Dokumente haben keine öffentlich abrufbare Adresse - jeder Abruf wird geprüft und protokolliert. Alle Mitwirkenden unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht.
Wer in der Kanzlei sieht meine Unterlagen?
Nur die Personen, die Ihrem Mandat ausdrücklich zugeordnet sind - in der Regel Ihre Betreuung und die zuständige Sachbearbeitung. Eine allgemeine Einsicht für alle Mitarbeitenden gibt es nicht, auch nicht für die Administration.
Erhalte ich eine E-Mail, wenn etwas Neues vorliegt?
Ja. Sobald ein Dokument oder ein Termin für Sie hinterlegt wird, senden wir Ihnen einen kurzen Hinweis an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse. Absender ist portal@artax.com - nehmen Sie die Adresse gern in Ihr Adressbuch auf, damit die Hinweise nicht in einem Spam-Ordner landen.
Diese Mitteilungen enthalten bewusst keinen Inhalt - keinen Dokumententitel, keine Fristbezeichnung und keine Beträge, sondern nur den Hinweis, dass etwas vorliegt, samt Link zur Anmeldung. E-Mail ist auf dem Transportweg nicht verlässlich verschlüsselt; vertrauliche Inhalte bleiben deshalb im Portal.
Bitte verlassen Sie sich nicht allein auf diese Hinweise: E-Mail kann verzögert werden, in einem Spam-Ordner landen oder ausbleiben. Maßgeblich ist stets, was im Portal liegt. Wenn Sie einen Hinweis erwarten und keinen erhalten, sprechen Sie uns bitte an.
Was ist der Bereich „Notfall & Vorsorge“?
Eine Übersicht, wo Ihre wichtigen Unterlagen liegen und wen wir im Notfall erreichen - Vollmachten, Patientenverfügung, Versicherungen, Ansprechpartner. Wir verwahren dort ausdrücklich keine Originale, keine Testamente und keine Passwörter oder Zugänge zu Kryptowerten. Für Zugangsdaten nutzen Sie bitte eine Passwortverwaltung mit Notfallzugriff und hinterlegen uns dort als Notfallkontakt.
DATEV-Zugang
Ich habe keine Zugangsdaten für DATEV erhalten - was tun?
Melden Sie sich einfach bei Ihrem Ansprechpartner in der Kanzlei. Wir bestellen Ihren Zugang; den Brief mit den Zugangsdaten sendet Ihnen DATEV anschließend direkt zu.
Brauche ich für das Portal und für DATEV zwei Zugänge?
Ja. Es sind zwei getrennte Systeme mit eigenen Zugangsdaten: DATEV für die laufenden Belege, unser Portal für den übrigen Austausch mit der Kanzlei. Eine Verknüpfung beider Zugänge ist derzeit nicht möglich.